Descubre cómo Ezra Cohen, director de una comunidad de 10,000 miembros, transformó la satisfacción de sus miembros en apoyo incondicional durante una crisis. En este documento accionable, aprenderás a replicar sus estrategias para construir una comunidad resiliente, aumentar la participación de tus miembros y asegurar la sostenibilidad de tu organización sin fines de lucro, poniendo siempre a las personas en el centro de tu estrategia.
TL;DR: Qué aprenderás y cómo implementarlo desde ya.
Estas son las claves para transformar tu organización, basadas en la experiencia de la Comunidad Hebrea de Panamá:
- Priorizar la satisfacción de tus miembros: Conviértela en el objetivo central para asegurar su apoyo y lealtad a largo plazo.
- Digitalizar tus actividades: Adapta rápidamente tus servicios a formatos digitales para mantener la conexión, romper barreras geográficas y ampliar tu alcance.
- Fortalecer una cultura de voluntariado: Construye un sistema que capte, motive y reconozca a los voluntarios, convirtiéndolos en el motor de tu comunidad.
- Crear canales de comunicación efectivos: Utiliza herramientas como un boletín semanal para mantener a tu comunidad informada, cohesionada y lista para la acción.
- Medir, analizar y actuar con agilidad: Implementa un ciclo de mejora continua basado en datos para responder rápidamente a las necesidades de tus miembros.
Lecciones de Ezra Cohen para liderar comunidades con éxito durante crisis.
Ezra Cohen dirige Shevet Ahim desde hace más de 6 años, pero su liderazgo fue puesto a prueba con una estricta cuarentena de 8 meses en Panamá. Su estrategia fue clara: mantener vivos los vínculos, asegurar que los miembros se sintieran valorados y transformar cada limitación en una oportunidad para expandir la comunidad virtualmente. A continuación, desglosamos sus tácticas en pasos accionables.
1. Priorizar la satisfacción como motor del apoyo constante.
Como Ezra lo resume: “Si el miembro está contento con su servicio, va a seguir apoyando”. Esto significa poner el foco en la experiencia del miembro y preguntarse constantemente qué necesita y cómo se pueden superar sus expectativas. Para lograrlo, implementa este ciclo:
- Implementa encuestas semestrales para evaluar la satisfacción y detectar áreas de mejora.
- Analiza los resultados para identificar tendencias, puntos de dolor y oportunidades claras.
- Actúa rápidamente para ajustar actividades, servicios o la comunicación según el feedback recibido.
¿Por qué es vital medir la satisfacción de los miembros en una organización sin fines de lucro?
Porque mantener un alto nivel de satisfacción asegura que los miembros permanezcan comprometidos, participen activamente y continúen brindando su apoyo, tanto financiero como voluntario. Un miembro satisfecho es el mejor promotor de la organización y la clave de su sostenibilidad.
2. Transformar actividades presenciales en digitales: Invade los hogares de tus miembros.
Durante la pandemia, Shevet Ahim “invadió” positivamente los hogares de su comunidad con programas educativos y de entretenimiento en línea. Esta estrategia no solo aseguró la continuidad, sino que amplió el alcance de sus iniciativas a miembros que antes no participaban.
- Diseña y traslada tus programas culturales, educativos o recreativos a formatos online (webinars, talleres, encuentros virtuales).
- Comunica la agenda con anticipación y constancia mediante un boletín semanal o un canal centralizado.
- Facilita el acceso a contenidos bajo demanda, creando una videoteca o repositorio con las grabaciones de charlas y talleres.
3. Fomentar el voluntariado como tu activo más valioso.
Ezra identifica el voluntariado como el activo más valioso de la organización. Las personas comprometidas no solo ayudan en la operación, sino que también transmiten el espíritu y la cultura de apoyo, generando un efecto multiplicador.
- Crea un programa formal para captar, capacitar y motivar a los voluntarios.
- Destaca públicamente sus aportes en comunicaciones y eventos para aumentar la motivación y el sentido de pertenencia.
- Organiza actividades exclusivas para voluntarios que fomenten lazos, colaboración y les ofrezcan valor a cambio de su tiempo.
¿Cómo puede una organización sin fines de lucro fortalecer su cultura de voluntariado?
A través de una comunicación clara sobre las oportunidades, un reconocimiento regular y significativo de su labor, ofreciendo oportunidades de desarrollo para los voluntarios y asignando roles concretos que se alineen con sus habilidades e intereses individuales.
El Activo Intangible: Más Allá de las Tareas.
El voluntariado no es solo mano de obra gratuita; es el motor cultural de tu comunidad. Los voluntarios son tus mayores embajadores. Reconocer su labor no solo los motiva, sino que demuestra al resto de la comunidad que el compromiso es valorado, creando un ciclo virtuoso de participación.
4. Establecer una comunicación constante y cohesiva.
Un mail comunitario semanal con la agenda y novedades fue crucial para mantener informados y vinculados a los 10,000 miembros. Este canal debe ser cómodo, claro y regular para generar expectativa y facilitar la participación.
- Elabora un calendario de envíos que incluya noticias, próximos eventos, logros de la comunidad y llamados a la acción claros.
- Utiliza un lenguaje cercano y personalizado para conectar genuinamente con los miembros.
- Mide las tasas de apertura y clics para entender qué contenido resuena más y ajustar la estrategia.
5. Tomar decisiones ágiles y adaptarse a las crisis.
Un coaching recurrente en el equipo para tomar decisiones rápidas y efectivas es esencial. La lentitud puede impedir una respuesta adecuada a las necesidades urgentes de la comunidad, generando frustración y desconexión.
- Promueve una cultura organizacional que priorice la experimentación y el aprendizaje rápido sobre la perfección.
- Define procesos claros para evaluar resultados y pivotar si una iniciativa no está funcionando como se esperaba.
- Aplica métodos ágiles como Scrum o Kanban para gestionar proyectos e iniciativas con flexibilidad y transparencia.
Advertencia: El Costo de la Inacción.
En momentos de crisis, la velocidad es más importante que la perfección. La lentitud en la toma de decisiones puede ser más perjudicial que cometer un pequeño error. Fomenta una cultura donde se premie la experimentación rápida y el aprendizaje ágil. Como dice el dicho, “hecho es mejor que perfecto”.
Implementando el Framework Medir, Analizar y Actuar.
Para que estas estrategias funcionen, debes integrarlas en un ciclo de mejora continua. Aquí te mostramos cómo aplicar el framework Medir, Analizar y Actuar en tu organización:
Paso 1: Qué medir en tu organización.
- Índice de satisfacción del miembro (NPS o similar): A través de encuestas periódicas.
- Tasa de participación: En eventos y actividades (tanto presenciales como virtuales).
- Nivel de voluntariado: Número de voluntarios activos y horas dedicadas.
- Apoyo financiero: Evolución de donativos y cuotas de membresía.
- Interacción en comunicaciones: Tasa de apertura y clics en tu boletín semanal.
Paso 2: Cómo analizar esos datos para tomar decisiones.
- Identifica tendencias y patrones en la satisfacción y compáralos con la participación.
- Detecta rápidamente áreas de baja participación para ajustar la oferta o la comunicación.
- Relaciona los niveles de satisfacción y voluntariado con la evolución financiera de la organización.
- Solicita retroalimentación cualitativa (comentarios, entrevistas) para entender el “porqué” detrás de los números.
Paso 3: Qué acciones tomar basándote en los análisis.
- Modificar o crear nuevos programas para cubrir expectativas o intereses no atendidos.
- Incrementar los esfuerzos de comunicación o cambiar el contenido del boletín para mejorar la interacción.
- Reforzar el programa de voluntariado con nuevos incentivos o reconocimientos.
- Realizar campañas de donación específicas, vinculándolas con los resultados y el impacto visible de la organización.
¿Cómo medir el impacto de las actividades virtuales en la satisfacción de los miembros?
Mediante encuestas específicas post-actividad, análisis de la tasa de asistencia y permanencia en eventos virtuales, y el seguimiento de la repercusión en la interacción comunitaria (comentarios, participación en foros) y el apoyo financiero posterior.
Resumen práctico y checklist para implementación inmediata.
La lección más valiosa de Ezra Cohen es que la satisfacción del miembro es el corazón que impulsa la continuidad y el crecimiento de cualquier organización sin fines de lucro. Un miembro contento no solo se queda, sino que participa, apoya y atrae a otros.
Mini Resumen de Estrategias Clave:
- Mide la satisfacción: Usa encuestas semestrales como tu brújula principal.
- Digitaliza tu oferta: Lleva tus actividades al mundo online para ser más accesible.
- Potencia el voluntariado: Trátalo como tu activo más estratégico, no como un recurso gratuito.
- Comunica sin descanso: Un boletín semanal mantiene a todos en la misma página.
- Actúa con agilidad: Responde rápido a los datos y al feedback de tu comunidad.
- Crea un ciclo virtuoso: Mide, analiza y actúa constantemente para mejorar la experiencia del miembro.
Checklist para Convertir la Satisfacción en Crecimiento:
- [ ] Programar la próxima encuesta de satisfacción de miembros.
- [ ] Identificar una actividad presencial clave para digitalizar este mes.
- [ ] Diseñar un plan de reconocimiento para los voluntarios activos.
- [ ] Establecer o mejorar el boletín informativo semanal con una plantilla clara.
- [ ] Definir 3 indicadores clave (KPIs) a medir trimestralmente.
- [ ] Agendar una reunión de equipo para analizar los datos y decidir las próximas acciones.
Conclusión: Tu comunidad es tu mayor activo.
El enfoque de Ezra Cohen, centrado radicalmente en las personas, es la clave para construir comunidades prósperas y resilientes que no solo sobreviven a las crisis, sino que salen de ellas más fuertes y unidas. Aplicar estas lecciones te permitirá crear un impacto duradero y asegurar el futuro de tu organización. Si te interesó esta estrategia, no te pierdas otros episodios donde exploramos cómo líderes de distintas industrias construyen comunidades y proyectos exitosos.
