Elimina 4 tipos de reuniones en tu negocio con la comunicación asíncrona y se más eficiente.

Por Gabriel Neuman •  Actualizado: 06/09/22 •  Léelo en 9 min

¿No tienes idea que es la comunicación asíncrona?

No te preocupes, no estás solo.

La definición asíncrona es cualquier forma de comunicación en donde dos personas no están involucradas al mismo tiempo.

En mis palabras, es la mejor forma de dar feedback sin la presión de responder de manera inmediata.

¿Cómo se ve la comunicación asíncrona en mi día a día?

El trabajo asíncrono te da la flexibilidad de colaborar con muchas personas. Ahora con el trabajo remoto cada vez hay más comunicación asíncrona en las empresas.

Así que es momento de revisar este medio de comunicación y trabajar de manera más eficiente.

Revisa este artículo en donde hablo como he aprovechado la comunicación asíncrona para ser más productivo.

¿Cómo he aprovechado la comunicación asíncrona para ser más eficiente?

Mi negocio digital tiene que funcionar mucho de manera asíncrona, y no fue una decisión propia; pero al tener un trabajo de tiempo completo lo he tenido que implementar y esto me ayudó a ser más productivo y a educar a mi cliente que no estoy todo el tiempo disponible.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

La comunicación asíncrona es una comunicación que no está sucediendo al mismo tiempo o velocidad.

Para mi es una forma de eliminar mucha presión en dar respuestas y de poder pensar de mejor forma lo que está sucediendo.

Piensa en esos momentos cuando las personas no pueden ver que ya viste su mensaje de Whatsapp, puedes pensar mejor lo que vas a responder y no tienes la presión de que la otra persona ya vio el mensaje.

A diferencia de la comunicación síncrona (al mismo tiempo) tienes una respuesta inmediata a tus preguntas y respuestas, pero todos tienen que estar juntos para que esto suceda.

¿Cómo se ve la comunicación asíncrona en el día de trabajo?

¿Cómo trabajo de manera eficiente asíncrono?

Antes de poder definir cómo trabajo de manera asíncrona, te quiero mostrar los métodos de comunicación que podemos tener (selecciona el que más te gusta):

Este último es el que está cambiando mi forma de trabajar. Estoy empezando a mandar videos con las cosas que tienen que hacer las personas y de esta forma empiezo a tener una librería de acciones y de respuestas que las personas me preguntan. (Así no tengo que repetir lo mismo con cada uno de ellos).

Sin embargo, lo que más trabajo me ha costado es que el cliente entienda que con un vídeo similar al que yo le mande, me puede responder y entonces yo entender lo que le está sucediendo y  resolver algo sin la necesidad de vernos 1 a 1 en una llamada de Zoom.

Primeramente, comencé con una herramienta llamada Loom, después compré en Appsumo una llamada CloudApp y, por último, estoy probando si puedo simplificar todo mi proceso utilizando una llamada ZipMessage.

El beneficio de esta última es que en el mismo lugar que reciben su mensaje pueden tener la comunicación conmigo y después, gracias a una buena nomenclatura y automatizaciones, puedo ligar en mi software de administración de proyectos.

Una conversación que no pasa en tiempo real. (Como la mayoría de los mensajes y grupos de Whatsapp)

Comunicación asíncrona con clientes.

En lugar de horas por Zoom y reuniones 1 a 1 que solo entorpecen el trabajo, las “reuniones asíncronas” te ayudan a ser mucho más productivo, entender mejor los contextos y trabajar en proyectos de calidad.

4 tipos de reuniones que podrían ser eliminadas.

En una reunión por Zoom o 1 a 1 siempre existe el “una cosa más” o “mientras estás acá”. Pero cuando creas un mensaje por vídeo, quitas todas esas tareas innecesarias adicionales y siempre haces que sea mucho más preciso tu solicitud.

También, te aseguras que TODO esté documentado para que no tengas ninguna confusión con el cliente. Y la mejor parte: Un video puede ser creado para muchos clientes y lo puedes enviar cada vez que tienes un nuevo cliente de ese servicio – en lugar de tener miles de juntas que todo el tiempo dices lo mismo.

Todo el proceso son los que estoy implementando para mi negocio, y esto lo puedes realizar por correo o por mensajes, pero puedes utilizar cualquier medio asíncrono.

Si prefieres escribir, puedes utilizar Slack, o un mensaje de texto, lo que sea más fácil para ti, mientras sea asíncrono.

Ejemplos comunicación asíncrona con mis clientes.

Muchas de las comunicaciones con tus clientes pueden convertirse en asíncronas, estas son algunas de las que más me han ayudado a administrar mi tiempo de manera más eficiente.

  1. Onboarding de Proyectos.

Esas llamadas para iniciar un proyecto son un caos, hay muchas cosas que hacer. Pero imagínate que después de recibir la aceptación del proyecto el cliente reciba un paquete de bienvenida, que incluye:

Gracias a las automatizaciones que tengo diseñadas, este trabajo no requerirá más tiempo para que sean creadas.

  1. Asignar tareas.

Como trabajo con subcontratistas en la mayoría de mis proyectos, les doy un documento con todo lo que requieren hacer de manera detallada, con las bases que necesita tener para pasar de una manera más simple todos los aspectos de calidad. 

De esta forma, en lugar de que estén enviando trabajos que el cliente no aprueba, tengo un sistema que ayuda a tener lo que ellos necesitan desde la primera tarea.

Comunicación Asíncrona
  1. Dar y recibir Retroalimentación.

Si un cliente deja una retroalimentación sobre mi trabajo y necesito tener más contexto sobre lo que me dijeron, les pido que creen un pequeño video con lo que escribieron para que pueda entender bien lo que están diciendo y no dejarlo a la suerte.

Muchas veces la retroalimentación puede pensarse de diferentes formas y lo mejor es documentar bien con un vídeo lo que está sucediendo. Una imágen dice más que mil palabras, pero un vídeo te deja ver lo que está sucediendo, qué están haciendo y es más fácil entender a la persona.

  1. Mostrar resultados de campañas.

He estado en miles de reuniones de 1 a 2 horas revisando los números de una campaña, y es algo tedioso, además que muchas de estas veces los resultados son de dos o tres días atrás, estos se pueden resumir en un vídeo explicando los indicadores KPI’s más importantes para la empresa.

¿Cómo eliminar las objeciones de los clientes de la comunicación asíncrona?

Al ser esto algo nuevo para las personas, seguro te encontrarás clientes que están resistentes al cambio, pero para mí era algo que tenía que suceder; no podía estar en reuniones todo el tiempo (y trabajar en una empresa de tiempo completo). 

Romper el miedo al cambio era algo que tenía que hacer y esto es lo que estoy haciendo para que esto pueda ser una realidad:

Haz tu siguiente conversación con tu cliente asíncrona.

He visto los beneficios de la comunicación asíncrona para mi negocio, he reemplazado horas de llamadas y reuniones con simples vídeos explicando que necesito de ellos para poder iniciar o continuar con un proyecto. 

Te recomiendo que en tu próxima comunicación con tu cliente intentes realizar algo de manera asíncrona y veas cómo te funciona. No tienes que cambiar toda tu metodología de la noche a la mañana. Inicia con algo pequeño (con alguna herramienta NoCode) y ve si te funciona.

Si te funciona, entonces es momento de pensar en grande y hacer los cambios necesarios para mejorar tu negocio.

Gabriel Neuman

Ayudando a otros consultores a dejar de desperdiciar tiempo y 💰 haciendo trabajo repetitivo y con poco valor | Chief Automation Officer