¿Qué es un flujo de ventas y cómo lo domino?

por Gabriel Neuman | Última Actualización: 16/01/2020

Estas buscando más información sobre un flujo de ventas.

En este artículo te voy a platicar todo lo que se sobre un flujo de ventas.

Vamos a hablar de los siguientes puntos (puedes decidir aprender de uno o varios).

  1. ¿Qué es un flujo de ventas?. y ¿Cuál es la diferencia de un flujo de ventas y un embudo de ventas?
  2. ¿Cuáles son las etapas más comunes de los flujo de venta?
  3. ¿Cómo construir tu propio flujo de ventas?
  4. Trucos y consejos para administrar tu flujo de ventas.
  5. Herramientas para generar un flujo de ventas.
  6. BONUS: Un template para tu flujo de venta.

Los vendedores exitosos dominan su flujo de ventas para garantizar el éxito constante, en lugar de tener suerte para lograrlo.

Así que si quieres dominárlo, te recomiendo invertir 10 minutos en aprender algo sobre flujos de ventas.

1. ¿Qué es un flujo de ventas?

Un flujo de ventas es el camino en que las oportunidades de tu negocio pasan antes de poder cerrarlos.

Estos flujos tienen distintas etapas que deben de ser seguidas, las cuales están diseñadas para continuar el proceso de decisión de tus clientes.

El objetivo de los flujos es mover las oportunidades a la siguiente etapa o bien marcarla como “perdida”. Ocasionalmente una oportunidad puede saltarse varías etapas, esto lo platicaremos cuando hablemos de estas.

Un flujo de ventas normalmente es representado en un CRM en una forma de tablero de Kanvan, para que tu equipo de ventas pueda entender cual es el estado de todas las oportunidades.

Así lo puedes ver en Pipedrive(conoce mi implementación gratis de Pipedrive)

De esta forma puedes ver que vendedor esta trabajando, en que oportunidades, que prospecto tiene y determinar el valor potencial de cada una de estas.

En la parte superior de cada etapa puedes ver el total de las oportunidades que están en esa fase, lo que te da una buena representación de lo que podrás generar en cada una de estas.

¿Cuál es la diferencia de un flujo de ventas y un embudo de ventas?

Escucharas a muchos hablar de su “embudo de ventas” en lugar de su “flujo de ventas”. Pero cuando lo hacen, normalmente hablan de lo mismo.

El termino “Embudo de ventas” Vs “Flujo de ventas” se refiere al echo de que un flujo sano de ventas tiene más oportunidades en las etapas iniciales, y las que no se mueven se pierden.

Por lo tal un flujo de venta no se ve exactamente como un tubo, se ve más bien como este:

Embudo de ventas

Tenga en cuenta que un embudo ideal debe de tener su punto de inflexión en la etapa de calificación. Después de esta el porcentaje de éxito debería de ser dramáticamente mayor, ya que se descubrió y califico las oportunidades , para que sean más probables en cerrar.

Un embudo representado en forma de V, que verás mucho en Internet es incorrecto. Podrás pensar que un vendedor va a perder muchas oportunidades una vez que han sido calificadas y esto no debe de ser así.

2. ¿Cuáles son las etapas más comunes de los flujo de venta?

Aún cuando todos los procesos de venta son distintos en los negocios de B2B, es posible identificar que existen etapas comunes en los flujos de venta. La mayoría de estos van a variar muy poco de las etapas más comunes.

Estas son las etapas más comunes que puedes crear en cualquier herramienta:

Oportunidad.

Haz encontrado un buen prospecto que al parecer cumple con lo que has determinado como cliente ideal.

Contactado.

Ya has tenido un primer acercamiento con el prospecto. Ya sea que alguien de tu equipo de ventas lo conecto o bien el solicito un contacto y has encontrado que hay una oportunidad de ofrecerle tus productos o servicios.

Calificación.

Esta etapa es crucial para tu flujo de venta. Si la oportunidad llega a la etapa de “calificación” quiere decir que haz calificado a esa oportunidad que puedes ganar.

Los criterios más importantes para calificar a una oportunidad es que ya tienes el:

  • Presupuesto: ¿Tienen un presupuesto designado para gastar en tu solución?
  • Autoridad: ¿Estas hablando con la persona adecuada en la empresa?
  • Necesidad: ¿Ellos tienen la necesidad de tu solución?
  • Timeline: ¿Tienen una fecha definitiva para comprar? o simplemente están buscando.
  • Competencia: Contra quien estas compitiendo.

Si una oportunidad es calificada, quiere decir que mueves esta a esa etapa. Si no califica, quiere decir que puedes dejar de invertir en ella.

Tu tiempo es valioso, y debe de ser invertida en ese prospecto que tienen más probabilidad de comprar tu solución.

PRO TIP: Puede ser que en tu negocio muchas veces que no se esta hablando con la persona indicada en el momento indicado. Y aún cuando no deberías de invertir tu tiempo en ellos ahora, tampoco significa que lo hayas perdido. Es por eso que puedes crear una etapa nueva llamada “congelador” antes de marcarlo como perdido, para que puedas hablar con ellos cuando estén ahí.

Propuesta realizada.

Si un prospecto es calificado, entonces es momento de generar una propuesta para ellos.

Tan pronto que hagas una propuesta, es momento de que ellos decidan si van a comprar o tienes que hacer algunos cambios a la propuesta.

Ganado / Perdido.

Es cuando cierras el trato.

¿Te compraron? Felicidades has ganado.

¿Se salieron de tu flujo en cualquier etapa? Marca esta oportunidad como perdida y a seguir intentando.

3. ¿Cómo construir tu propio flujo de ventas?

Ahora que ya estableciste las etapas de tu flujo, es tiempo de construir tu propio flujo.

Pregúntate lo siguiente:

  • ¿Cuáles son los pasos que un prospecto tiene que pasar antes de decidir comprar?
  • ¿Qué necesitas hacer para llevar a este prospecto por tu flujo?
  • ¿Cuáles son los pasos que debes de identificar como principales?

Si tu eres muy detallista, puedes llevar a tu prospecto por 15, 20 o más pasos antes de comprar.

Un flujo con tantos pasos normalmente no es tan útil y el valor de este es que tanto lo usas o no.

Por eso trata de tener un flujo de 7 a 10 pasos máximo. Puedes poner tareas en esos pasos que te has saltado y que deben de ser completadas para pasar a la siguiente etapa.

¿Estas listo? Es momento de configurar tu etapa en tu CRM.

Personaliza tu CRM

Puedes encontrar que distintos productos o servicios requieren distintos pasos y tareas, si hay muchos cambios entre uno y otro te recomiendo crear un flujo por cada uno de ellos.

Asegúrate que el CRM que estés utilizando te deje crear varios flujos de venta.

4. Trucos y consejos para administrar tu flujo de ventas.

Ya que tienes listo tu flujo de ventas, es momento de ponernos a trabajar: administrar las ventas en tu flujo.

Hemos hablado mucho de construir tu flujo de ventas, pero para poder administrarlo requieres más pasos pero de todas formas es simple.

Vamos a hablar de lo que debes de hacer para poder lograr tus objetivos de venta.

Trabaja con un sistema claro de tareas.

Cada prospecto tiene sus propias obligaciones, que incluyen sus necesidades y tiempos. Cada uno quiere sentirse especial y que es tomado en cuenta, como si fuera el único prospecto que tienes.

Puede verse algo difícil de lograr cuando tienes diez o aún cientos de oportunidades en tu flujo. Y si no tienes un sistema claro decepcionarás a tu prospecto y perderás MUCHAS oportunidades… que probablemente pudieras cerrar.

Un simple sistema de tareas puede resolver esto de una vez por todas.

  1. Siempre piensa en el siguiente paso. Cuando completes una tarea, crea la siguiente de manera inmediata.
  2. Mantente organizado, no inicies con un sistema libre. Cuando tienes una lista de tareas tienes el control de tu flujo, sin el lo perderás.

Estas tareas pueden ser organizadas con el resto de la información de tus clientes en tu CRM.

Asegúrate siempre usar la lista de tareas en tu CRM con esto podrás:

  • Sea simple de utilizar. Si hay mucho trabajo, no seguirás trabajando con esto (romperás la regla #2)
  • Manda tus notificaciones (a tu computadora y celular) cuando necesites hacer algo.
Tareas en Pipedrive

En todos los CRMS puedes ver la descripción de la tarea, a que oportunidad esta relacionada y cuando se tiene que realizar, en algunos CRM como en Pipedrive ves de un color rojo cuando ya se paso la fecha para realizar esta tarea.

En muchos CRMS puedes automatizar tareas que te ayuden a lo siguiente:

  • Dar seguimiento a las cuentas inactivas.
  • Responder a correos para que no se te olviden.
  • Recordar agregar notas a tus reuniones.

Dale seguimiento a tus interacciones.

Es bueno saber que es lo que tienes que hacer después, entender el contexto y el tiempo es crítico para cerrar más oportunidades.

Esto significa:

  • Cuando te has comunicado por correo al prospecto y sobre que.
  • Cuando has tenido reuniones o lo has llamado.
  • Que fue lo que hablaste con ellos (tus notas).
  • Cualquier correo o saber si visitaron tu página web.

Sin saber lo que ha pasado con tu prospecto es difícil llevarlo a la dirección correcta. Y no quieres que tus vendedores se les olvide por completo sobre que hablaron anteriormente.

Así podemos ver lo que ha sucedido con una oportunidad:

Seguimiento actividad PipeDrive

Tener un timeline de tu cliente puede ser muy tedioso y que muchos de tus vendedores no lo harán, pero casi todos los CRMs del día de hoy pueden sincronizar correos, calendarios, llamadas y automáticamente conocer la actividad de tu prospecto.

Automatiza parte de tu seguimiento.

El seguimiento es una de las partes más importantes que deben de dominar los vendedores, pero es una tarea rutinaria y que muchas veces se nos olvida.

Esto puede tener un efecto importante en cómo te sientes como vendedor (¿robótico o humano?) Y puede influir en la cantidad de energía positiva que puedes gastar con tu prospecto, lo que, a su vez, puede definir qué tan exitoso eres para venderles.

Automatizaciones de Flujo de trabajo

Es por eso que es importante automatizar estas tareas rutinarias lo más posible. Estos son algunos ejemplos:

  • Olvídate de mandar 10 correos para poder cuadrar una cita. Utiliza un Software para agendar una cita como Book Like a Boss o Calendly o si usas Pipedrive su propia herramienta.
  • Automatiza el seguimiento de correos, por ejemplo si un prospecto llega a una etapa, manda de manera automática un correo, o cuando tienen una etiqueta especifica.
  • Utiliza un marcador de VOIP en tu computadora para poder llamar a las personas de forma simple desde tu CRM.

Analiza los datos de tu flujo de ventas.

Cuando tu equipo esta utilizando tu flujo de ventas, es momento de revisar todas las métricas.

Te va a decir cómo vas, que tan cerca o lejos estas de lograr tus objetivos y dónde puedes mejorar.

Si tienes tu información actualizada en tu CRM este te dará toda la información que tu negocio necesita para crecer.

Podrás saber mucha información, podrás encontrar respuesta a algunos KPIs que debes de conocer. Podrás resolver estas dudas:

  • ¿Cuánto vendiste en un periodo?
  • ¿Cuánto puedes cerrar en el siguiente periodo?
  • ¿Cuál es el promedio en tiempo que tardas en cerrar una oportunidad?
  • ¿Cuál es el promedio de oportunidades que ganas?
  • ¿Cuántas oportunidades nuevas creaste?
  • ¿Cómo se compara las oportunidades creadas al último periodo?
  • ¿Cuáles son las cuentas que son más rentables?
  • ¿De dónde estas sacando más oportunidades?
  • ¿Por qué pierdes las oportunidades?
  • ¿Cómo se compara tu flujo contra el periodo anterior?

Esta información puede mejorar tu proceso de venta.

Así mismo podrás conocer la información de TODO tu equipo de ventas y podrás responder lo siguiente:

  • ¿Qué vendedor es el más activo? Cuantos correos, llamadas o reuniones esta generando para lograr su objetivo.
  • ¿Qué vendedor te esta generando más ventas?
  • ¿Qué oportunidades tu equipo esta abandonando?
  • ¿Cuál es el porcentaje de cierre por vendedor?

De esta forma podrás ayudar a esos vendedores a mejorar y podrás vender más.

5. Herramientas para generar un flujo de ventas.

Existen muchos CRMS, algunos más simples de utilizar y otros que integran más soluciones, un CRM puede ser un archivo de excel que te ayude a dar seguimiento a tus oportunidades.

Cada vez vemos más CRMs como SaaS (Software as a Service) en el cual los tres que más recomiendo son Pipedrive (que me he convertido en un experto), Salesflare y Cooper.

Si necesitas conocer cómo implementar un CRM te recomiendo agendar una reunión para encontrar tus necesidades en mejora tu flujo de ventas.

6. BONUS: Un template para tu flujo de venta.

Te he platicado sobre lo importante que es organizar tu flujo de ventas en un CRM.

¿Pero que pasa si no estas listo para un CRM?

En este caso, he construido un template gratuito que puedes utilizar para darle seguimiento a tu flujo. Será la forma más simple que encontraras para administrar tus ventas.

Te ayudará a dar seguimiento a tus oportunidades pero también te mostrará información básica de tus métricas.

Si quieres un sistema que te ayude a administrar a más de un vendedor o automatizar algunas tareas entonces si necesitas un sistema para poder lograrlo. Para eso te recomiendo agendar una llamada conmigo y ver cómo te puedo ayudar.

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